信息汇编系统应具备的特点

1 数据完整性
   从一个信息汇编系统检索出的信息必须准确、可靠和及时，这样它才有价值。否则为什么要利用信息汇编系统呢？你应仔细考虑如何设计和操作信息系统，以便促进精确的信息贮存。
2 快速信息检索
   如果你的系统设计的很好，信息的检索将是一个简单和快捷的过程。如果设计的不好，你可能花几个小时甚至更多的时间也根本提供不出所需要的信息。如果经常需要一些类似的信息，每一次都花几个小时才能找到，那么你在信息检索上花去了太多的时间。切记，信息系统是为你工作，而不是你为它工作。
3 利用者易操作
   数据不是像魔术一样出现在信息汇编系统里的，你或你的同事要录入数据。事实上，你将在计算机上，或填写表格上花费相当多的时间，所以任何能减轻这些工作量的措施都是非常有用的。如果信息汇编系统易操作，会起到巨大的帮助作用。好用的系统只需要一点培训就可以操作。信息汇编系统存在的最普通的一个问题就是利用困难、烦琐。如果信息汇编系统很好用，你会发现极少出错，有利于他人使用。
4 灵活的操作
   信息汇编系统在操作中不应过于死板。要能够满足对信息的不同需要和适应基因库程序中的各种变化。
   如果有了新管理员，那么他对信息有同样的要求吗？可能不会。如果基因库有了目标变化或者有了新的程序，这影响信息汇编系统吗？是的，它将影响！因此，你应尽可能想到各方面的信息要求和基因库程序的变化。
5 数据的组织
   数据不是以杂乱无章的形式贮存在信息汇编系统内的；如果数据这样贮存，系统的维持将是很困难的，而且也不可能进行信息检索。因此，要把数据分成符合实际应用的组，即符合记录、贮存和维护的实际操作，符合信息检索的实际需要。在一个基因库，数据的各个组与基因库程序密切相关，例如，种子生活力、Arachis野生种的鉴定和种子含水量测定。
   下一次当你去书店时，看一看书店的书是如何排列的。按作者姓名的字母顺序排列是不大可能的，这种排列方法很难寻找混合在一起的烹调书、侦探小说、地图集、生物学教科书。通常它们是根据学科排列的（例如，小说、非小说、工具书），然后再按字母顺序排列。

   如果是一个大型书店，它们可能再把这些主要的学科分成更详细的专业，即小说分成犯罪、爱情、战斗、科学幻想、儿童书等专业。在这些专业组内，书的排列要有助于人们买书，即人们能够很容易找到某一特定学科的书。如果书店销货员决定根据书的封面颜色排列，这些书在书架上看上去很吸引人，但对买书的人是没有用的。

   利用这个例子，你可以看出不同的物品（这里是书）排列成各种实用的组。这些组很实用是因为它们为人们的不同需要提供了一些线索；在这个例子，这种需要也就是书的不同学科。

   在一个信息汇编系统中，把数据分成各种实用的组时必须考虑利用者的需要。这些特定的组必须适合于数据的记录、贮存和维护以及数据的检索。有时特定的组适合数据检索但不一定适合数据的记录、贮存和维护；这对手工信息系统更是如此。设计信息汇编系统的一部分技巧就是给能够适合所有可操作的数据组下定义。有利的是这些实际应用的数据组通常与基因库程序本身有联系。我们将详细讨论基因库程序和如何在下两章定义这些数据组。