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计算机化信息汇编系统的实施和维护 |
| 本章将讨论信息汇编系统的实施,不同系统之间的数据交换及其应用,有关数据安全性的考虑事项以及修改系统的过程。当你读完本章以后,你能: 为系统用户准备一份合适的培训计划 为你的基因库选择最好的方法来引进这个新系统 设计有效的数据交换程序 (i)你的信息汇编系统和其它信息汇编系统之间的数据交换 (ii)你的信息汇编系统和其它应用程序之间的数据交换 ▲鉴别数据恶化的主要根源以及如何能够避免它们 ▲采取措施保护你的系统不受计算机病毒的感染 ▲修改你的信息汇编系统以适应在基因库实践工作中不可避免的变化 ▲检查基因库变化了的信息需求并在你的信息汇编系统中对它们进行预先考虑 1 信息汇编系统的实现 实施你的新信息汇编系统涉及到把所做的所有工作结合在一起以便在信息汇编系统设计的所有方面注明日期,从而形成一个完全可操作的物理系统,来达到在系统分析中得出的详细说明。 无论你的新系统是手工的还是计算机化的它的实施都是一个需要非常细心计划的大项目。如果你在一个小单位里工作,你一个人负责文件编制,实现是相当简单的在设计、检测和编制这个系统之后,你可以立刻开始使用它。如果你是在一个大单位工作,其他人也要使用这个信息汇编系统,或者这个信息汇编系统要在很多单位使用,那么这个过程就更复杂了。 为了使信息汇编系统成功地操作,重要的一点是必须有人负责系统的监督和管理。如果系统在基因库中是实用的,并且有专人负责,那就比较可取。这个人叫做系统管理员(system manager),他必须能够响应用户对系统效率及使用的容易程度提出的意见和建议,并且能够处理可能出现的任何问题。对那些需要存贮在你的基因库中的种质信息的人,无论是来自本基因库的同事还是其它基因库或研究单位的研究者,系统管理员都应能够响应额外的信息请求。 在下面几节里,为了保证信息汇编系统的成功,我们来了解系统实现时需要考虑的两个方面,即: 1.培训系统用户。 2.你如何引进新系统。 1.1 培训 对任何需要使用信息汇编系统的人进行适当的培训是重要的。如果用户没有接受过合适的培训,他们将不知道如何最有效地使用这个系统,而且不可避免地会发生错误。用在实际操作中不断摸索的办法来了解系统的功能是一项非常耗时的学习方法。 培训是信息汇编系统实施的一个必需部分,而不是任选的附加工作。仔细考虑什么样的人将使用这个系统,他们应具备什么知识以及在执行信息汇编以前,应该了解别的什么知识,这些都是很重要的。 1.1.1 确定职员及其应有的技能 在你开始汇编一个培训计划之前,有必要评价一下现有的资源。职员的技能和经验是一个基本资源,可用图1中的流程图来评价。 在这个步骤中,你也可以考虑职员的轮换,例如,如果一些职员只是短期加入你的机构,那么不值得花费大量时间去培训他们,因为他们离开后又得培训另一些职员。 1.1.2 确定培训目标 确定培训目标涉及到对每个文件编制过程依次进行详细的研究。这里,你需要考虑用户为了能够执行每个过程的不同步骤需要知道些什么。考虑事项包括: ▲为选择文件编制过程所需要的基本选项 ▲数据输入/修改的屏幕格式如何使用 ▲使用的任何代码系统 ▲使用的任何标度 ▲执行特定功能所需的任何击键 依次对每个过程进行分析,包括报表生成,系统备份及数据交换的选项。 1.1.3 评价培训要求 评价每个用户的培训要求是重要的,结合上面确定的培训目标,了解每个用户的知识、技能和经验,然后决定需要什么样的培训。在职员经历中找出通过有关的培训能够弥补的弱点。 如果你在实现一个计算机化的系统,培训应包括有关如何操作计算机的一般指令。在这方面所需要的培训量依赖于用户是否具有使用计算机的经验。可能有必要讲授基本指令,涉及到诸如如何 打开和关闭计算机,如何操作打印机等等。 考虑职员是否能更好地适应在工作中的培训,或者在远离正常工作环境中进行培训,是否会更有益。在一个繁忙的机构中,通常最好是不分散和中断日常工作来进行培训。 1.1.4 构造培训计划 培训应该设计成能够激起使用新系统人的兴趣和热情。进行系统演示通常是开始的好办法,用图表来说明过程应该如何执行是一个很有用的办法,也是学习的一个有趣方法。目的应该总是为 了给用户增加信心;如果他们对系统有信心,学习起来就会更有效并少犯错误。 为讲授系统操作的不同方面想出一个逻辑顺序,通常比较好的办法是整体地介绍系统,然后作为培训计划的不同模块详细讲解每个过程(见图2)。包括系统的通用维护模快、备份系统的指令和数据安全性的指导以及如何使系统免遭病毒感染。 考虑是否一次进行所有的培训,即连续的强化训练,或者是否把培训分成几个小节,散布在一段长时间内比较好。每种方法各有优、缺点。分成小节时,培训不会太多地干涉基因库正常的工作安排。然而,如果培训不分段,许多人反应会更好,因为这意味着他们能够集中精力了解新系统是如何工作的,而没有日常工作中不可避免的分心。 模仿实际文件编制过程的练习对于增加用户的信心是一个有用的方法,这些可以在你的指导下作为培训计划的一部分来实施。要确保建立一个主数据库的副本,或者建立一个含有用户在这一阶段需使用的样品数据的数据库。你不要让主数据库中的正确数据以任何方式被意外地修改或损坏。 假如以个人为基础进行培训那会更有效。人们对于个别讲授或以小组为单位教学这种形式反应很好,因为这更多地涉及到他们正在使用的系统,同时也给他们提供了机会以提出有关他们没有充分理解的领域问题,而不必为妨碍了同行而为难或担心。他们熟悉的和容易掌握的知识可以讲授得快一些,或者完全省略,这就留下更多时间能够致力于更复杂的问题,并使培训更具有灵活性。 |
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培 训 计 划 表 |
模块1: 系统演示 |
所有学员 |
11月2日 星期一, 上午10:00-12:00 |
模块2: 计算机基础 |
A组 |
11月4日 星期三 |
上午10:00-12:00;下午2:00-4:00 |
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模块3: 过 程 |
A组和B组 |
11月6日 星期五 |
上午10:00-12:00;下午2:00-4:00 |
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模块4: 报表生成 |
A组和B组 |
11月9日 星期一 |
上午10:00-12:00 |
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模块5: 系统维护 |
A组和B组 |
11月11日 星期三 |
1.数据传送;2.备份系统 |
上午10:00-12:00;下午2:00-4:00 |
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模块6: 实践期和练习 |
A组和B组 |
11月16日 星期一 |
上午10:00-12:00;下午2:00-4:00 |
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模块7: 评价,跟踪培训并展开讨论 |
所有学员 |
12月15日 星期二 |
上午10:00-12:00;下午2:00-4:00 |
| 注意:学员根据以前的计算机经验被分成两个培训组: A组和B组。有关分组的情况请询问系统管理员。所有的培训课程都将在216间进行。 1.1.5 制作一本用户指南 为每个过程生成一些文件,逐步说明使用新系统如何执行每个过程。这可以是用户指南的一种形式。 当你开始培训用户时,培训过程将相当紧张,他们不可能记住你介绍的所有东西。有一本用户指南在以后时间里进行参考是必要的。然而书写的指南不能代替实际的操作训练。 1.1.6 培训评价和跟踪 培训完成时,评价你的培训计划为确定它是否达到预期目的提供了一个机会,也为将来的培训计划提供了有价值的反馈信息。在操作这个系统时,用户可能还有不很清楚的地方,这些地方在跟踪培训课上需要进行补偿,并且在将来的培训计划中需要更集中地讲解。用户有机会使用系统以后,跟踪培训是很有用的,这样能够帮助你评价特定概念被掌握的难易程度以及最初培训计划的作用。 培训课程为从用户中得到有关系统使用难易程度的反馈信息提供了机会,用户可能有一些关于系统应如何改进的想法,这些想法可加入系统的未来版本中。 1.2 引进新系统 你可以引进你的新系统,当: ▲设备都在起作用而且可以使用 ▲旧系统中的所有数据都已传送 ▲新系统已完全测试 ▲用户已全部培训 当引进新系统时,必然有一定的困难及用户的提问,在系统引进的那天及以后的几天里,你必须在场,以监督这个转换,并且处理出现的任何问题和提问。 无论是改变成计算机化的系统还是一个新的手工系统,你都需要考虑如何将数据从当前系统(如果存在的话)转换到新系统中。如果你有许多已存在的数据,把它们敲入计算机或转换成不同的手工格式是一个非常耗时的过程,但是很明显,在所有相关数据到位之前你不能使用这个新系统。当为引进新系统设置期限时,实际上这个需要耗费很多时间。 如果当时没有使用信息汇编系统,那么新系统的引进可能就是直接的。然而,如果已有一个手工的或计算机化的系统正在使用,那么应该细心计划系统的转换,这可能需要一个更加渐进的过程。在下面一节里,我们将了解引进新系统不同方法的相对优点。 1.2.1 直接转换 假如这个系统只有几个用户,那么直接转换就是一个实际的选择。 在进行转换之前,必须检查系统以保证所有数据是准确和兼容的。也应该彻底检查每个过程以保证其能够顺利和正确地执行。 然后,在让所有用户知道的前提下,预定一个日子引进新系统并中断旧系统。在此之前,必须对所有用户进行培训。 这是一个简单的方法,但是如果在新系统中存在以前没有检测到的错误时,就可能碰到问题。因此在转换之前,你必须尽可能彻底地测试你的系统。 1.2.2 新系统与旧系统并行操作 必须使用户了解保持两个系统的数据更新的重要性 如果你决定通过与旧系统并行操作的方法来引进新的信息汇编系统,那么所有用户都必须了解保持两个系统的数据为最新的重要性。在这个方法背后的想法是:如果新系统有任何问题或错误,则旧系统还能够提交所有的信息汇编和信息要求。如果两个系统都不能经常更新,那么整个练习就没有意义。例如,你发现在不同系统中存有不同值,你怎么知道哪个是正确的呢?假如你决定利用这种方法引进系统的话,那么应把解释这个想法作为培训计划的一部分。 利用这个方法,也有必要在系统转换之前彻底测试系统。然而,新系统中出现的任何问题都不会象直接转换中出现的问题那样使人烦恼,因为还可以参考旧系统。 当你确信新系统正在有效和准确地运行时,可以中断旧系统。此时一定要通知用户,并检查他们有没有遇到你所不知道的新系统中的任何问题。 这可能是转换到新系统的能及时更新的话,还可能出现混乱和错误。一种安全方法。这种方法的主要问题是,在运行两个并行系统时会存在大量的重复性工作,如果两个系统不 1.2.3 分阶段引进新系统。 在这种方法中,新系统的引进是一个渐进的过程。不是一次代替整个系统,而是把文件编制过程分成独立的模块,经完全测试后,一次引进一个。利用前面介绍的两种方法中的任何一种可以将这些独立模块分阶段引进，这两种方法是:直接转换方法,新过程模块与旧过程并行操作方法（在中断旧模块时应考虑的注意事项与1.2．2节中所述的相同）。 模块引进的顺序应该是逻辑的而不是随机选择的 模块引进的顺序应该是逻辑的而不是随机选择的。因此,在你的基因库中,实现独立模块一个可能的逻辑顺序是首先实现“登录”过程,然后是“种子测试”过程,再后是贮藏过程等等。 注意,这只是一个可能的逻辑顺序,对于你的基因库来说,一个不同的顺序(甚至是相反的顺序)可能更符合逻辑。 与前面两种方法相比,这种方法的优点是在每个阶段有机会从错误中学习,而不是一次面临沉重的问题。你必须确信,为了避免混乱,必须细心管理这种转换。 2 数据安全性 如果要使一个信息汇编系统有用的话,那么可靠和准确的数据必须易于维护,这有时也称为数据完整性(data integrity)。数据完整性的维护是信息汇编系统维护的一个重要部分。在这一节,我们将了解数据完整性可能会遇到的问题以及阻止这些问题能够采取的措施。威胁数据完整性的四个主要方面是: ▲人为错误(Human errors)错误地输入数据,或意外地删除和修改数据 ▲软件错误(Software errors)软件中引起数据破坏的错误(称为程序错误(bugs)) ▲硬件错误(Hardware errors)引起数据破坏的硬件故障 ▲蓄意的损坏(Malicious damage)由其他人或计算机病毒造成 保持数据的完整性涉及到保持系统的完全性。下面几节里提供一些有用的实际操作以便于达到这个目的。 2.1 过程控制 保证数据安全性的一个有效办法是限制使用系统的用户数量。这可以通过简单的物理限制(如计算机或手工文件放在上锁的房间里),或者通过口令来保护计算机化的信息汇编系统(或系统的部分),以免没有经过培训的用户使用系统。 其它方法涉及到利用软件的功能来防止错误进入系统。这些方法已在第八章详细介绍过。 例如,在数据输入和修改中广泛使用屏蔽(mask)以避免与特定过程无关的数据的意外输入和修改。 而且字段应该设置成只接受合法响应。更重要的是,用户应该只能通过菜单来访问系统,而不应该通过数据库管理软件从“后门”进入数据库。 2.2 有规律地执行数据文件的备份。 甚至在最稳定的系统中,也可能发生灾难。你可能意外地删除了数据文件;你的硬盘可能出故障;有可能存在破坏数据的软件错误,病毒可能感染你的系统。有可能出现电源中断;闪电可能击中建筑物,并损坏电子设备;……,这些情况似乎是不可能的,但它们却是会发生的,而且发生在遗传资源文件编制的工作中! 通过对所有重要数据文件有规律地备份,你将免遭所有可能的灾难。请每天或每周进行一次备份,把你的数据文件拷贝到软盘上,并且考虑异地保存的可能性。保证主要用户菜单上含有备份数据文件的选项,以便它成为一个日常的操作。避免你可能说“是否只有我做了数据备份……”这种情况发生。 2.3 避免并根除病毒感染 在第七章中,我们简要了解了计算机病毒如何感染系统。采取一些基本保护措施可以大大减少被计算机病毒感染的可能,然而,完全避免感染是不可能的。 如果你认为可能有了病毒,那么首先应该关闭计算机。当计算机被关闭后,病毒就不会有任何危害。在下面几节里,我们来了解这些预防措施,并研究在系统不幸被感染的情况下,为摆脱病毒应采取的步骤。 2.3.1 不要非法拷贝软件 拷贝软件是感染病毒的一个常见原因,因为如果你拷贝的软件被感染了,那么你的系统也将被感染,对于很多软件,拷贝也是非法的。因此,你最好只安装从商业化的供应商那买来的软件,因为这些软件在分发之前,一般已进行了病毒检查。确信购买的磁盘是原装的,如果推销员在你的计算机 上安装软件,你要确信他们使用的是厂家最初的备份,而不是他们自己的备份。推销员的备份可能已在其它计算机上使用过,并有可能感染了病毒。 2.3.2 使用抗病毒软件 有许多商业化的软件包,你可以安装在计算机上以保护和消除病毒感染。有些抗病毒软件在计算机启动时自动激活,并且例行地检查你使用的所有磁盘。另一些抗病毒软件要求你指令它去检查所使用的任何新磁盘。某些软件可以为你磁盘中的重要区域创建一个备份,这样有助于你从潜在的破坏中恢复信息。然而你必须在任何破坏出现之前创建这种备份,关于如何做到一点,请研究 你的抗病毒软件手册。 抗病毒软件只能用来防备它能够识别的病毒,由于总是有许多新病毒出现,因此软件不能阻止所有可能的感染,但它能够大大减少感染的可能性。 如果有些病毒不能被抗病毒软件消除,那么有必要删除所有被感染的文件,并从原盘中重新安装这些文件,但这只应该是最后的手段。对于引导扇区病毒,你可能不得不重新格式化整个磁盘。如果发生这种情况,那么创建系统备份就是必不可少的了。 如果你不知道如何消除病毒,以及如何防止病毒重新感染你的系统,那么你应该请教专业人员。 2.3.3 对程序盘进行写保护 如果你的系统感染了病毒，那末创建系统备份是必不可少的 当从软盘安装新的商用软件时,在安装之前,应将磁盘写保护(write protect)。这涉及到在磁盘上放置写保护标签。请参阅计算机手册来了解该怎么做(见图3和图4)。一个已写保护的软盘不能被计算机病毒感染。然而某些软件的部分安装过程涉及到在软盘上写东西,因此写保护程序盘不是一个合适的选择。 3 已写保护的31\2英寸磁盘 2.3.4 保存一份写保护的无病毒系统磁盘 在正常情况下,启动时系统定位在硬盘,正如我们在第七章中提到的一样,也可以用一个可引导软盘启动你的系统,这个软盘称为系统磁盘(system disk)。保存一份写保护的系统磁盘是一个好习惯,这样可以预防硬盘感染了病毒。 2.3.5 使程序文件为“只读” 参考你的计算机手册,了解如何使程序文件为“只读”文件,虽然这不能阻止所有病毒的侵入,但它是一种简单的防预措施,能够减少病毒感染的可能性。 记住:预防比消除更重要。请采用基本的安全标准并确保所有系统用户都知道这个标准。 3 在不同信息汇编系统之间交换数据 在你的信息汇编系统与不同计算机或不同地方的数据库之间,或者在相同计算机上的不同应用程序之间交换数据的能力是一个非常重要的考虑事项。如果数据能够很容易地进行交换,那么信息汇编系统的价值也会大大提高。当你想做到这一点时,可能包括: ▲从其它数据库系统输入数据,或者输出数据到其它数据库系统 ▲输出数据到字处理软件或桌面印刷软件,以便准备高质量的报表或目录 ▲输出数据到电子数据表或统计软件,以便执行复杂的计算 ▲从电子数据表或统计软件输入数据(这允许你将数据存入信息汇编系统之前对其执行计算和分析) 如果不同地方的数据库用相同的软件管理，如果数据库有相同的结构 并使用同样的数据格式，这将是很有用的 你可能希望使用另一个基因库数据库中的数据,同样,他们可能也希望使用你数据库中的数据。如果你将定期地在不同地点的数据库之间交换数据,那么你希望这是一个顺畅和无困难的过程。如果这些数据库由相同的软件来管理,那将非常有助于数据交换;如果不同地方的数据库文件有相同的结构,并且使用相同的数据格式,那么对数据交换将更加有利。 目标是使所有的数据库达到一致性 如果你要建立一个用于几个地方的信息汇编系统(如在不同的研究站),那么你应该在所有的地方都保持一致性。实际上,这就意味着所有的地方都将操作你所使用的相同版本的菜单驱动信息汇编系统,或许只使用很少的几个文件编制过程,这会使数据交换更简单。 请记住要确保你的基因库种质数据能够与数据库中其他研究站的种质数据相区分。如果 不同的基因库采用不同的种质编号系统,那么统一编号将能够标识种质贮藏地。 3.1 数据交换方法 有时,与其它计算机进行数据交换只需简单地将计算机中的文件拷贝到另一张软盘上,然后把文件从软盘拷贝到另一个计算机上。软盘是计算机之间交换数据的一种方便的办法,它们便于携带,而且很容易通过邮寄与其它基因库联系。 数据也可以在连网的计算机之间交换,计算机网络是一组通过电缆线物理上连在一起的计算机 ,通常在一个建筑物中,或在一个单一位置上。 如果计算机位于不同的地理位置上,那么可利用国内、国际电讯系统和适当的通讯软件交换数据文件。 3.2 交换所选数据 如果你打算经常交换数据,那么你应该探究一下软件的功能以查明是否能够“标识”自从上次交换以来已增加或修改的数据。有些数据库管理软件通过给定存贮最后修改和新增加记录的日期的选项能够让你做到这一点。这样上一次交换以后修改的数据就可以被选择和传送,而不必要传送整个数据库的一个拷贝。 3.3 数据交换中的问题 不幸的是,数据交换不总是容易做到的。在下面几节里,我们将了解一些交换数据时遇到的问题。 3.3.1 使用不同的描述符或者描述符状态 如果文件在结构上一致,即它们有相同的字段结构、字段名和字段说明,相同的定量和定性尺度以及相同的代码系统,那么数据库之间的数据交换通常是容易做到的。 如果字段没有相同的说明,那么数据在传送中就可能丢失或损坏。 表1列出了在两个文件之间交换数据时,由于使用了不同的约定,而出现问题的一些例子。 |
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表1 两个文件之间数据交换出现问题的几个例子 |
描述符 |
基因库1 |
基因库2 |
详 注 |
收集来源 |
2=农场田间 |
2=庭院 |
对标定的尺度使用不同的代码 |
成熟叶大小 |
9.5cm |
5 |
由于使用不同类型的尺度而产生了不同描述符定义:连续的和序数的 |
月降雨量 |
17mm |
1.7cm |
由于使用不同的单位而产生不同的描述符定义 |
是否有照片 |
+ |
Y |
对于二项度量值使用不同代码 |
| 用同样的描述符和描述状态 如果希望在不同的数据库之间交换数据，那末应该确保不同数据库使如果你希望在不同数据库之间交换数据,那么你应该努力保证这些数据库使用相同的描述符和描述符状态。描述符和描述符状态不同,不是不可能进行数据交换,但是其处理过程更加复杂。例如,在交换数据以前,如果不同文件中的一个描述符使用不同的尺度或不同代码的集合,那么就需要把它转换成接受文件所使用的尺度或代码系统。 注意:如果你的数据库要求在定义字段时确定字段宽度,那么要确保进行数据交换字段的宽度保持一致,如果它们不同,就可能丢失数据。 如果你打算与其它一些地方具有计算机经验的人交换数据,那么你应该利用他们来保证所使用描述符的一致性和他们设计的文件结构的兼容性。 3.3.2 不同应用程序使用不同的文件格式 如果在不同类型的软件包之间交换数据,那么其处理过程就更加复杂。文件的格式依赖于生成文件的软件的不同而不同。数据库管理软件、电子数据表软件、字处理软件、桌面印刷系统、图形设计软件和统计分析软件这些不同的软件包都使用不同的文件格式,它们之间不能直接兼容。 ASCII格式是共同接受的文件格式 然而,大多数商业化软件包提供数据输入和输出功能,其本身的文件格式可以与其他软件的文件格式进行相互转换,而且通常具有转换到特定标准文件格式的功能。 ASCII码文件格式（美国信息交换标准码）可能是最被广泛接受的基于文本的文件格式。大多数商业化软件包如数据库管理软件、电子数据表软件、统计分析软件包、字处理软件及桌面印刷系统都能够生成和处理ASCII码文件。 你愿意采用哪种文件格式？ 如果你要与另一个基因库交换数据,那么必须查明这两个数据库能够接受的数据格式,并且把你喜欢的数据格式告知它们。如果不能确定,那么使用最通用的文件格式,对于数据库管理软件,通常是固定字段的ASCII码。 3.3.3 不同的操作系统 你计算机上的操作系统是什么? 前面提到了软盘是计算机之间交换数据的一种既简单又方便的办法,然而当你在运行不同操作系统的计算机之间交换数据时,这个过程就不是这么简单了。为了交换软盘上的数据,必须使用转换软件,这将使你的计算机能够从运行不同操作系统的另一个计算机产生的磁盘上读出数据,反之亦然。 你的计算机联网了吗? 另一种办法,可以在计算机网络上交换数据,因为具有完全不同操作系统的计算机可以在网络上相连。这就为运行不同操作系统的计算机之间的数据交换提供了一个有用方法。 3.4 交换数据时应记住的几个要点 不要在测试过程使用已有的资料 无论你是在由相同软件或不同软件的数据库之间,还是在使用不同文件格式的类型完全不同的软件包之间交换数据,在此之前,你必须清楚许多要点。图5的流程图说明了这些要点。 在交换数据之前必须将有关的不同文件作一备份 你应该始终利用测试数据来彻底检查数据交换的准确性,而不要在测试过程中使用已存在的数据,因为在这个过程中你可能丢失有价值的数据。而且,作为一种安全措施,在交换数据之前应该把涉及到的不同文件作一个备份。这样的话,如果出现问题,你总是能够恢复在处理过程中受到破坏或丢失的任何数据。 3.5 电子数据表和数据库之间交换数据 对于统计分析来说,电子数据表软件比数据库管理软件的功能更强,由于这个原因,它们通常用于遗传资源工作中。为了与数据库管理软件一同使用电子数据表软件,必须开发一个系统,以便数据交换简单明了、不出错并且不需费很大的精力。 在电子数据表和数据库交换数据之前,常常涉及到数据的重组。例如: ▲可能需要修改文件结构,以便接受软件包能够识别不同的数据元素 ▲为了与所使用的描述符状态、尺度及代码一致,数据本身可能需要进行转换 ▲为了与接受软件包中定义的说明相匹配,可能需要修改字段说明 花一定时间来设计最有效的数据交换方法是值得的,特别是如果你需要经常交换相同文件的情况下,为了更好地做到这一点,请参阅你的手册。利用你软件的数据管理功能,为常规的数据交换建立一个程序选项,并把它包括在菜单系统中。 从数据库传输数据到电子数据表比在相反方向传输数据更快,更简单。检查你的数据分析要求,问你自己你的数据是否能够首先记录在数据库中,然后输出到电子数据表以便数据分析。 4 修改信息汇编系统。 你已经设计了一个信息汇编系统,它满足了基因库当前文件编制和信息的要求,以及所期待的尽可能远的未来的要求。因此,在花费了大量时间和精力设计和实现这个系统以后,要改变系统这个想法可能会让人大吃一惊。 4.1 修改的原因 基因库信息汇编系统很少是静态不变的,相反,它们是动态的,是为了适应基因库文件编制和信息要求的变化而不断改进的。 4.1.1 基因库目标的修改 基因库在几年时间内往往会扩充,随着它们的扩充,策略也改变,也会接受新的作物种质,承担新的工作领域,逐渐过渡当前的工作领域,与其它单位开始新的合作。所有这些变化都将影响基因库的信息要求以及信息汇编系统的操作。 例如,随着工作领域的改变,需要研制新的文件编制过程,需要修改或逐步过渡已存在的过程。 可能需要对变化的信息要求设计新的报表,可能需要设计新的屏幕格式,可能需要修改菜单以包括新过程并删除冗余过程,可能需要生成新的数据文件,并把它们并入计算机化的系统。 4.1.2 信息和信息汇编技术的改变 新型微机的功能正不断地取得振奋人心的进展。例如,运行速度的提高，存储容量的扩大,更成熟的软件以及更强的计算机通讯功能的出现等等。这些技术上的进步使得微机越来越变得价廉物美,并且对信息汇编系统的操作方式产生很大影响。因此要不断地了解技术上的进展,以便提高信息汇编系统的效率。 要充分利用软件的更新。软件根据用户的需求而更新,假设你开始选择了一个合适的软件包,那么该软件包的任何改进都有助于提高信息汇编系统的效率。 4.1.3 职员的变更 同一个人不可能在你的基因库中工作五年的时间,人们调换工作,雇佣新职员。职员的变动不可避免地引起文件编制和信息要求的变化。例如,如果任命一个新的管理者,那么他或她与离开的管理者有相同的信息要求吗?如果任命一个新的种子处理官员,那么他或她可能对于如何使过程流线式或者如何更有效地组织工作有自己的想法。这些变化对于系统的文件编制过程和信息需求都将产生影响。 4.2 检查系统 你需要周期性地检查你的信息汇编系统,为了: ▲确定它是否满足了当前文件编制和信息需求 ▲找出能够改进的地方 ▲标定要加入的新功能 对信息汇编系统的检查应该采取不同于设计系统前对基因库进行分析的方法。你需要问的问题是不同的。让我们看一下在这样的检查中需要考虑的一些问题。 4.2.1 基因库目标 自从信息汇编系统建立以来,基因库目标已经改变了吗?如果已经改变,那么这将如何影响文件编制和信息需求呢?你的信息汇编系统还能满足信息需求吗? 4.2.2 系统的操作 应该与用户讨论获得反馈信息 系统的用户界面友好吗?关于系统操作是否需要修改,或手工和屏幕格式是否需要重新设计,应该请教用户的反馈信息。从你设计系统以来,可能还有职员的变动,并且新职员可能有不同于以前职员的要求。 4.2．3 系统的效率 系统充分利用现有资源(如计算机、职员)了吗?有可能你所设计的某些文件编制过程是无效的或者是不实用的。例如,计算机化系统的数据输入过程可能是不实用的(因为计算机放在一个不方便的地方)或者是无效的(输入很慢或涉及到不必要的重复性劳动)如果你当前正在使用一个手工信息汇编系统,那么利用计算机化的系统,数据管理会更有效吗?如果进行文件编制的数据量不断增加,那么这是一个值得考虑的选择。 如果你正在使用一个计算机化的信息汇编系统,那么新的硬件或软件能大大增加系统的效率吗? 4.2.4 系统的准确性 报表有用吗? 所有进行信息汇编的数据是可靠、准确和最新的吗?很容易检测和纠正系统中的错误吗?报表有用吗? 找出不正确数据进入系统的原因,并采取必要的措施加以阻止。利用软件的数据管理功能以阻止无效数据进入系统。 4.2.5 补充的信息需求 你还需要其它报表吗? 你日常生成的报表都有用吗?需要其它报表吗? 与使用报表或被请求生成报表的人磋商,在这几方面获得他们的评述。 4.3 在系统中计划变动 检查你的系统以后,你就会对于系统是否满意地操作,以及需要修改的地方的标识将有一个好的主意。如果你在一个小基因库中工作,并且唯一负责文件编制,那么这个检查不会花费很长时间; 你已经知道了任何有问题的地方! 然而,即使所建议的修改是很小的,说明修改系统的必要性也很重要。总之,你不应该不细心考虑后果就修改系统,否则你就可能意外地引进错误,影响文件编制过程和信息检查。 如果你修改了数据文件的结构,那么情况更是这样,字段说明的改变将影响屏幕输入格式的操作,报表的形状以及交换数据的能力。 对信息汇编系统的任何修改都需要周密计划。这涉及到图6所示流程图中的步骤。 4.4 一个灵活的信息汇编系统的重要性 基因库是一个动态的实体,它们不断地充实以支持全部的保存工作,并满足植物遗传资源领域研究者的需要。基因库信息汇编系统在支持所有的基因库活动及未来项目的计划中起着重要的作用。因此信息汇编系统的周期性修改是不可避免的,信息汇编系统的灵活设计使得这样的修改更容易实现。 5 小 结 仔细读完本书第一章到第十章之后,你将获得为你的基因库设计和实现一个新的信息汇编系统所必备的知识。 有必要介绍许多想法,以便选择最好的方法引进你的新系统。保证系统实施的当天你在场,并且在以后几天里你能够处理出现的任何问题和疑问。 培训是一个不断进行着的过程。随着职员的离开和新职员的加入,在使用系统时,新职员需要培训。由于系统增添了新的计算机设备,并且已完成了软件更新,用户需要在使用新设备和软件方面进行培训,因此必须修改你的基本培训计划以便加入这些变动。 你应该尽量赶上数据交换领域的最新发展,并且掌握能够改进系统数据交换功能的方法。 有效的数据交换功能将大大提高信息汇编系统的价值。 不要忽视数据的安全性。保证具有严密的过程来维持数据的安全性,并使所有的用户都了解遵守它的重要性。这一点应在所有的培训计划中得到强调。 与本手册推荐的操作相一致的精心设计的信息汇编系统将为你和你的基因库同事提供一个有价值的工具。 ６ 练 习 1.为什么必需有一个系统管理员?列出系统管理员可能执行的职责。 2.列出引进一个新信息汇编系统的三种方法,每种方法的优点和缺点各是什么? 3.在信息汇编系统操作方面进行适当培训对于系统的成功是必要的。简要陈述在制定一个培训 计划时,对于现有职员情况和他们的培训要求,必须注意的考虑事项。 4.为了减少系统的病毒感染,你将采取什么措施? 5.列出使信息汇编系统之间数据交换便利的方法。在研制数据交换过程时,你应采取什么预防措施? |